【實務】採購憑證換什麼比較好，採購憑證的原始憑證是怎麼整理的？

採購憑證換什麼比較好

實務工作中，原始憑證大部分是由有關業務人員進行整理。如：員工報銷差旅費時，相關的住宿費發票、餐飲費發票等報銷 單據應自己整理貼上好，並填寫報銷單；倉管應整理好日常的出庫單與入庫單並將其彙總。但是，所有的原始憑證只有經過整理 並經會計稽核後，才能入賬。因此，會計不僅要掌握原始憑證的整理，還要幫助相關人員掌握正確整理原始憑證的方法。

原始憑證的整理工作一般包括以下兩個步驟：

一、原始憑證分類

由於原始憑證大部分都並非由會計人員一手經辦，而是經過一系列傳遞才移交過來的。因此，會計人員收到的大部分憑證處 於雜亂、無序的狀態。為了便於核算，會計人員首先應對其進行分類：第一步，應按經濟業務分大類；第二步，按單筆業務對應 分小類。

（一）按經濟業務分大類 透過前面的學習，我們知道原始憑證通常按經濟業務分為五類，分別是：採購與付款相關的原始憑證；銷售與收款相關的原 始憑證；期間費用相關的原始憑證；其他日常業務相關的原始憑證和月末業務相關的原始憑證。

這五類經濟業務都包括哪些業務活動？它們分別對應了哪些原始單據呢？

1、採購與付款業務：採購既包括商品 材料等存貨的購進活動，也包括固定 資產購進業務；購進存貨與固定資產，便相應發生了付款業務。一般會涉及的單據主要有：銷售單（業務聯）、發票（發票聯、 抵扣聯）、入庫單（財務聯）、銀行回單（付款）等。

2、銷售與收款業務：銷售包括了商品材料等存貨的銷售活動，相應發生了 收款業務。一般會涉及的單據主要有：銷售單（會計聯）、發票（記賬聯）、銀行回單（收款）等。

3、期間費用是指企業本期發生的、不能直接或間接歸入營業成本，而是直接計入當期損益的各項費用，包括銷售費用、管 理費用和財務費用等。與其相關的原始單據主要有：報銷單、發票、收款收據、車票類（如：飛機票、動車票、計程車票等）、銀 行回單（一般為付款）等。

4、其他日常業務是除了採購與付款、銷售與收款、期間費用及月末業務以外的其他日常業務，一般會涉及的單據主要有： 支票、借款單、銀行回單（收/付款）、電子繳稅單等。

5、月末業務：企業在月末發生的計提與攤銷類經濟業務。一般會涉及的單據主要有：各類計算表（如銷售產品成本計算表 等）、各類計提表（如固定資產計提表、無形資產攤銷表、工資計提表等）。

在實務中，業務人員一般不會在每完成一筆經濟業務，便將原始憑證移交給會計，往往都是隔一段時間集中移交原始憑證 （如一天移交一次），而且業務人員移交的時間往往也不同，故而會計收到的原始憑證經常是混雜在一起的。為了方便做賬，會 即在收到原始憑證時，一般先將原始憑證按照以上五類業務型別進行分類，例如將供應商開具的增值稅專用發票、普通發票、銷 售單及倉庫交來的入庫單等與採購相關的原始憑證歸為一類；將報銷單及其附件等與期間費用相關的原始憑證歸為一類。如圖2- 2-16所示：

（二）按單筆業務分小類 將原始憑證按照經濟業務分類完成之後，還需要將具體某一筆業務的單據一一進行對應，按單筆業務分成小類。如：把屬於 同一筆採購業務所對應的發票、銷售單、入庫單放在一起，若已支付貨款還要附上付款申請書及銀行的付款回單。

二、原始憑證整理

會計將原始憑證分類完成後，為了防止後期裝訂原始憑證發生缺漏，保證憑證裝訂的整潔。還需要按其面積大小再對原始憑 我們進行整理，主要有三種類型：（一）原始憑證面積偏大；（二）原始憑證面積適中；（三）原始憑證面積偏小。

（一）原始憑證面積偏大 如果原始憑證面積遠超過記賬憑證，如《工資表》、《固定資產折舊表》等，則應當在填制記賬憑證後，將原始憑證進行折 疊處理，用回形針等別在記賬憑證後。

（二）原始憑證面積適中 對於付款申請單、報銷單、出庫單等面積與記賬憑證大致相等的原始憑證，可以用回形針或大頭針別在記賬憑證後面，暫不 做其他處理。

（三）原始憑證面積偏小 對於一些面積過小且數量較多的原始憑證，如公交車票、計程車發票、餐飲發票等，要用貼上單進行貼上。通常一張《原始憑 證貼上單》上可以貼兩行，每行4-10張原始憑證，每張原始憑證的間隔不小於5毫米。如圖所示：

貼上好後，還應將其貼上的原始憑證張數、金額等資訊直接彙總在《原始憑證貼上單》上，若貼上單不止一張，應把每頁粘 貼單上的彙總金額加總後，填寫在彙總憑證上。

實務中，該類原始憑證往往是與期間費用的報銷相關的，應由出納或報銷人、付款申請人等在填制原始憑證時完成相關的整 理。

課前小結： 原始憑證的整理工作一般包括以下兩個步驟：

一、原始憑證分類

（一）按經濟業務分大類 原始憑證通常按經濟業務分為五類，分別是：採購與付款相關的原始憑證；銷售與收款相關的原始憑證；期間費用相關的原 始憑證；其他日常業務相關的原始憑證和月末業務相關的原始憑證。

（二）按單筆業務分小類 將原始憑證按照經濟業務分類完成之後，還需要將具體某一筆業務的單據一一進行對應，按單筆業務分成小類。如：把屬於 同一筆採購業務所對應的發票、銷售單、入庫單放在一起，若已支付貨款還要附上付款申請書及銀行的付款回單。

二、原始憑證整理 會計將原始憑證分類完成後，為了防止後期裝訂原始憑證發生缺漏，保證憑證裝訂的整潔。還需要按其面積大小再對原始憑 我們進行整理，主要有三種類型：（一）原始憑證面積偏大；（二）原始憑證面積適中；（三）原始憑證面積偏小。