供應商一直預收貨款未開材料發票，採購員為啥還繼續申請付款？

在平時工作中，一般都是採購員負責向供應商採購材料或者貨物，簽訂採購合同，然後經領導審批後，向財務部門申請支付貨款。

突然當有一天財務人員發現，採購員申請付款的一家供應商，一直在預收公司材料貨款，但是賬面沒有一分錢材料發票。

供應商一直預收貨款未開材料發票，採購員為還繼續申請付款。

為啥會這樣呢？

可能會有兩種情況，一種情況是對方確實沒開具發票，一種情況是對方開了發票，但是發票不知去向？抑或發票郵寄丟失，抑或是採購人員自己保管不善丟失。

上述2種情況，都是發票管理不善造成的。

發票管理不善，會給公司帶來不小的影響。

輕則影響公司當期稅費繳納情況，原本當期可以進行抵扣材料進項發票，但是紙質發票沒有收到，財務人員也不能進行抵扣認證。使得當期繳納的增值稅和附加稅也相應增多。

重則影響公司聲譽，如果供應商開具發票，網上勾選平臺也有資訊顯示，但是沒有收到紙質發票，形成滯留髮票。【 發票遺失時，需要對方去稅務局做已報稅證明，方可正常抵扣認證和做賬，次數多了，就會在稅務局系統留下記錄。2020年1月1日開始，增值稅專用發票遺失，無需去稅務局開具已報稅證明，使用發票影印件勾選認證和做賬即可】

如何有效保管發票呢？

雖然最後發票是彙總到財務室，賬目是由財務人員來做，但是發票的保管，尤其是採購發票，採購人員也應該參與進來。最先接觸發票的人員是採購人員，因為是他們聯絡廠家，選購的材料和貨物，供應商自然就把發票郵寄給他。

首先、採購人員，自己心裡需要有一本臺賬。

臺賬裡記錄詳細每筆採購業務的付款金額，發票金額，預付已付未付情況，並要及時更新資訊。收到發票和申請支付貨款時，都要及時錄入。

如果是在供應鏈系統裡，採購環節與財務環節關聯，資訊共享，採購人員也應該要及時錄入單據並關注欠票情況和發票賬期的情況。

第二、

採購人員除了要關注材料的動向，還要關注材料發票的動向。

有些採購人員一直有錯覺，“我只負責採購材料，至於付款和發票的事情，那是你們會計的事情”。其實一個完整的採購業務週期，應該是從下采購訂單開始，到後面的收貨收票結束。與供應商直接對接的是採購人員，對方當然會把材料或者貨物，還有發票都送給採購人員。所以採購人員也要關注發票的動向，申請支付了材料貨款，還要再跟蹤材料發票。

採購人員的績效考核中，除了對採購貨物的質量和價效比這兩個指標，還應再加上採購發票入賬情況。

第三、財務人員在付款前，要仔細核對系統裡發票和付款情況，遇到異常情況一定要及時與採購人員核實。

與採購進行對賬，核對的不僅是付款金額，還有發票開具狀況。

第四、財務人員收到發票後，需要仔細核對發票及附件資訊。

材料採購發票的附件是送貨單和入庫單，即供應商根據採購訂單送來材料，倉庫人員按照送貨單進行驗收，並辦理入庫。隨後發票和入庫單一同傳到財務室，由會計做賬。

財務人員需要稽核材料發票的票面資訊，比如開票時間、開票名目、開票金額及稅率，票種，公司抬頭資訊，還有發票章是否敲章清晰，涉及到開票清單的，也要核對相關資訊。

當發現發票及附件資訊有誤或者欠缺時，需要聯絡採購人員，讓他們與供應商聯絡說明情況，配合補充或者重開發票。

第五、

財務人員需要定期做一份賬齡統計表發給採購人員。

賬齡統計表，有利於對供應商的貨款和發票進行定期管控，採購人員有了這份表格，一方面可以與自己的臺賬進行核對，另一方面，為到期向供應商索要發票提供了依據。

最後結語：

材料發票的管理需要採購與財務人員一起共同參與管理，他們的工作都是相互銜接，需要相互配合，才能保證整個採購業務的良性迴圈。