掌握這4步，讓工作效率翻倍提升

工作中，你是否遇到過這樣的問題：

平時交代的事情沒有反饋，出現問題得不到解決…

團隊工作流於形式，規劃僅僅是走過場，沒有任何進展…

專案過後，覆盤時間冗長，分析問題卻不深入，仍有漏洞…

為了跟上飛速發展的時代，我們常常會陷入繁忙的狀態。

而這種繁忙會讓你感覺在快速前進，但事實上並非如此。

那我們該如何拒絕那些低效或者無效的“繁忙”呢？

今天就給大家分享一套切實可行的工作方法——PDCA。

別看只有簡單4步，卻能產生巨大的“規模效應”。

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什麼是PDCA

PDCA是一種企業常見的管理模式，最早是由美國質量管理專家戴明提出來的，又叫“戴明環”或“PDCA迴圈”。

PDCA主要分為4步，分別是計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）和行動（Action）。

按照P、D、C、A這樣的順序進行質量管理，且不斷迴圈。

這就很像我們小時候讀書，老師佈置作業要背課文，說明天要默寫，這就是Plan（計劃）。

接到計劃之後，晚上在家努力背書，這就是Do（執行）。

第二天到學校來默寫，Check（檢查）。

默寫沒透過，老師讓你罰抄幾遍，Action（行動）對檢查結果進行處理。

這種迴圈看起來很簡單，實則層層巢狀，“大環套小環”。

但PDCA迴圈應用是一個永無止境的過程。

在個人的目標管理上，無論是年度、月度，還是某一事項，PDCA迴圈工作法都適用。

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什麼是高效PDCA？

我們大腦裡通常並行著兩套執行系統。

一套是快速、自動並且基本無意識的“自動駕駛系統”，一套是緩慢、刻意和深思熟慮的“主動控制系統”。

通常所說的“普通”的PDCA 迴圈是這樣的：

但事實上，對於自己制定的計劃，我們通常都會有計劃（Plan）和執行（Do）的部分。

當我們的思維，習慣將自己熟練的事情交給“自動駕駛系統”後，就可能會丟失檢查（Check）和行動（Action）兩個環節，而被忽視的這部分，往往具有決定性作用。

這個時候，我們就需要用到新的PDCA迴圈（高效PDCA）：

計劃（Plan）

設定目標，提出課題，制定KPI指標，找出解決方案。

實施（Do）

將解決方案具體轉換為行動措施，制訂KDI指標，將行動措施進一步落實為具體任務（ToDo）並予以執行。

驗證（Check）

對KGI指標、KPI指標及KDI指標進行驗證，找出失敗的原因和成功的經驗。

調整（Adjust）

根據驗證結果找出調整方案，為下一個迴圈做準備（或者終止迴圈）。

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如何使用高效PDCA迴圈，實現效率翻倍？

知是行之始，行是知之成。我們只有在應用過程中才能夠熟悉應用，並從中獲利。

每一項工作，都是一個PDCA迴圈。

因此也都需要計劃、實施、檢查結果，讓正確的結果不斷重複，錯誤的事情儘量避免，形成一種良性迴圈。

因此，掌握好以下4步，至關重要：

第一步：計劃（Plan）

顧名思義，在計劃階段，首先需要確定所要達到的目標，而且這個目標必須詳盡。

只有與目標的距離明確了，達成目標的路徑也就明確了，目標不確定，任何事情也都無從談起。

那我們該如何制定適合自己的計劃呢？

定量化目標管理

設定目標的截止日期，儘可能將目標資料化，理想的目標值通常為1~3個月，具體可以參考OKR模式。

找出目標與現狀之間的差距

根據問題的特徵，設計出幾個可行方案，每一個方案對應一個最終結果。

按照輕重緩急排序

按照優先順序排列，鎖定三個主要課題，在決定“暫時擱置”事項的同時突出重點，將“務必實施”的課題排列出優先順序。

問題指標化

簡單來說就是將問題轉化成可衡量的KPI，該KPI指標能夠得到反覆的驗證。

比如，拜訪顧客沒有合理規劃，那麼根據此項，KPI就可以定為預約走訪客戶一天3家/6家等以此類推。

將計劃視覺化

利用各種手段讓設定的目標強制進入自己的視野。

因式分解

要儘可能詳細地羅列出構成“目標”與“現狀”之間的各種因素。

具體來說，就是將一個問題先進行抽象化，然後將其分解，並深度挖掘，追究原因。

很多人在進行因式分解時總是淺嘗輒止，分解到邏輯樹的第三層，便不再繼續往下進行。

這樣只能接觸到皮毛，因此深入因式分解的標準至少應當至少挖到第五層原因。

例如，當一個專案未能達到預期，我們可以這樣拆解：

因式分解

為什麼目標未能完成？因為運營方法出了問題。

為什麼運營方法會出問題？因為缺少了一個環節。

為什麼缺少了一個環節？因為某細節被忽視了。

為什麼細節會被忽視？因為突發性事件。

如何處理好突發事件？……

這樣找到了具體的問題，也就容易找到解決方案。

第二步：實施（Do）

所謂實施階段，從公司角度來說就是將解決方案落實到日常工作當中。

從團隊角度來說就是把任務分配給團隊的每一位成員。

根據已知的資訊，設計具體的方法、方案和計劃佈局。

再根據設計和佈局，進行具體運作，實現計劃中的內容。

將行動措施“Do”落實為具體任務“ToDo”。

以客戶聚餐為例：

“Do”：每月與客戶聚餐一次

具體任務“ToDo”：

（今天）發郵件確認對方日程。

（確定日期後）上網物色餐館。

（確定日期後）電話預約餐桌。

（確定日期後）鎖定自己的日程。

（預約後）發郵件通知對方安排。

（預約後）向上級彙報請客計劃。

通常我們只停留在行動措施“Do”階段。但具體任務，是明確了什麼時候做什麼。

團隊中，若想將“ToDo”同步給每一位團隊成員，這裡推薦6W3H法則。

6W：who（關聯物件）、when（何時）、what（做什麼）、where（場景）、why（為什麼）、which（備選方案）。

3H：how（怎樣）、how many（多少個）、how much（多大程度）。

這裡需要注意的是，我們在確認落實的同時，切忌“貪大求全”，始終保持最重要的事項安排在最前面。

第三步：驗證（Check）

根據措施計劃的要求，檢查、驗證實際執行的結果，看是否達到了預期的效果。

檢查效果要對照措施計劃中規定的目標進行，將採取的對策進行確認後，對採集到的資料進行總結分析。

把完成情況同目標值進行比較，看是否達到了預定的目標。

如果沒有出現預期的結果時，應該確認是否嚴格按照計劃實施對策。

如果是，就意味著對策失敗，那就要重新進行最佳方案的確定。

第四步：調整（Action）

對總體目標進行調整有三個方式：“終止”、“變更”和“追加”。

每一件事情，通常我們會先做計劃（P），計劃完了以後去執行（D），執行的過程中進行反覆檢查（C）。

檢查執行結果是否達到了預期，分析影響的因素、出現問題的原因，並提出解決的措施。

然後再把檢查的結果進行改進、實施、改善，做出最終的總結（A）。

對已被證明的有成效的措施，要進行標準化，制定成工作標準，便於以後的執行和推廣。

在涉及更改標準、程式、制度時需要慎重，必要時還要進行多次PDCA迴圈加以驗證。

對於方案效果不顯著的或者實施過程中出現的問題，進行總結，為開展新一輪的PDCA迴圈提供依據。

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總結

PDCA四個過程不是執行一次就結束，而是週而復始的進行。

一個迴圈完了，解決一些問題，未解決的問題進入下一個迴圈，這樣階梯式上升的。

就像翟老師曾提到過，“瘋子”與“傻子”的背後，其實代表了成功最需要的兩種特質，狂熱和專注。

只有狂熱的興趣，才能挖掘出人最大的潛力。

只有專注，才能摒除各種雜念和誘惑，一心追逐成功的方向。

一塊玉被挖出來之後，需要不斷地打磨，才能成為有用的“器”，這個打磨的過程叫“琢”。

只有在日積月累的漸進改善中，才可能會有質的飛躍，人也是如此。

一分耕耘，一分收穫，人生有無限的可能，只要保持每天學習、每天進步，一切都會變得不一樣。

Reference：

《高效PDCA工作術》by 富田和成

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