首頁 > 運動
【通知公告】2016年度國家級公文管理制度和公文管理制度工作規程出臺
由 公司章程設計 發表于 運動2021-06-05
簡介公文管理制度及流程目錄一、目的 2二、適用範圍 2三、常用公文文種 2四、版面要求 3五、公文內容要素劃分及格式要求 3六、公文處理 61、收文處理 62、發文處理 7七、會籤許可權 7八、保密規定 10九、附則 10十、附件 101、公文
主辦單位承辦單位協辦單位怎麼排
公文管理制度及流程
目錄
一、目的 2
二、適用範圍 2
三、常用公文文種 2
四、版面要求 3
五、公文內容要素劃分及格式要求 3
六、公文處理 6
1、收文處理 6
2、發文處理 7
七、會籤許可權 7
八、保密規定 10
九、附則 10
十、附件 10
1、公文樣本 9
2、公文稿紙 10
3、發文流程 12
4、檔案呈閱表 13
5、收文流程 14
公文管理制度
一、目的
為規範公司各類辦公檔案的管理，提高工作效率，根據國家相關規定，結合公司實際情況，特制定本管理制度。
二、適用範圍
本制度適用於公司各類辦公檔案的處理。
三、常用公文文種
1、公文包括決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批覆、議案、函、紀要共計15個種類。
2、我公司用的公文種類有：通知、通報、報告、請示、函、紀要、決定等。
l 通知：適用於釋出和傳達公司內部事項；
l 通報：適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要事項；
l 報告：適用於向上級單位彙報工作，反映情況，答覆詢問；
l 請示：適用於向上級單位請求指示和批准；
l 函：適用於不相隸屬單位之間的商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項；
l 紀要：適用於記錄、傳達會議情況和議定事項；
l 決定：適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員等。
3、公文保密等級分為：絕密、機密、秘密、一般檔案。
四、版面要求
1、紙張尺寸：
公文用紙一般採用國際標準A4 型紙（210mm×297mm），特殊形式的公文用紙，可根據實際需要確定。
2、 版面（附件1《公文樣本》）
l 頁邊距：上：2。8釐米，下2。8釐米，左2。8釐米，右2。5釐米。如使用公司紅頭稿紙（附件2），則可去掉《公文樣本》中的“版頭”，並將頁邊距的上尺寸調為4。5釐米。
l 字型和字號：如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字，特殊情況可以進行適當調整。
l 文字的顏色：如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。
l 裝訂：公文應左側裝訂，不掉頁。
五、公文內容要素劃分及格式要求
公文內容要素分為版頭、主體、版記三部分。版頭指公文首頁紅色分隔線以上的部分；主體指公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分；版記則是指公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分記。
1、版頭：字型為華文仿宋，字號小初，加粗，文字顏色為紅色；分隔線為2。5磅粗的直線。文字和分隔線均居中。
2、主體：從版頭下空一行開始編排，文字顏色為黑色，從左到右橫寫、橫排。正文行距為單倍行距，特殊情況可以進行適當調整。
l 標題：一般用2號宋體字，加粗，編排於紅色分隔線下空一行的位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。
l 發文字號：一般用3號仿宋字，編排在標題下方，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標註；年份應標全稱，用六角括號“［ ］”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字後加“號”字。
l 正文：一般用3號仿宋字，編排於發文字號下空一行的位置，每個自然段左空二字，回行頂格。數字、年份不能回行。
l 附件說明：如有附件，在正文下空一行，左空二字編排“附件”二字，後標全形冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標註附件順序號（如“附件：1。 XXXXX”）；附件名稱後不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。
l 發文單位署名、成文日期和印章：一般距離正文（或附件說明）一行，發文單位一般向右對齊編排，成文日期居於發文單位之下，以發文單位為準，居中編排。成文日期中的數字應用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。印章用紅色，要端正、居中下壓單位全稱和成文日期，印章用紅色，不得出現空白印章。當公文排版後所剩空白處不能容下署名、印章或成文日期時，可以採取調整行距、字距的措施解決。
l 附註：如有附註，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。
l 附件：附件應另面編排，並在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題用2號宋體，加粗，居中編排。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。
3、版記
l 版記中的分隔線：版記中的分隔線與正文邊距等寬，分隔線用0。75磅直線。首條分隔線位於版記中的第一個要素之上，末條分隔線與公文最後一頁的下邊緣重合。
l 主送、抄送部門：一般用4號仿宋字，在印發日期之上、左空一字編排。“主送”“抄送”二字後加全形冒號和報送部門全稱，回行時與冒號後的首字對齊，最後一個報送部門名稱後標句號。既有主送部門又有抄送部門時，主送部門應置於抄送部門之上一行，之間不加分隔線。
l 印發單位和印發日期： 印發單位和印發日期一般用4號仿宋字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），後加“印發”二字。版記中如有其他要素，應將其與印發單位和印發日期用一條細分隔線隔開。
l 頁碼：一般用4號宋體阿拉伯數字，居中編排。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。
六、公文處理
公文處理包括收文和發文。
1、收文處理
收文處理程式包括：登記、填寫《檔案呈閱表》（附件3）、按照《收文流程》（附件4）進行分送、承辦、催辦、答覆、存檔等。
l 登記。公司所有公文均應做好記錄。公司內部公文，原則上對口受理；其他外部收文，如無明確目標部門，則統一由行政部負責處理。行政部收文後，應逐件清點，核對無誤後，填寫《檔案呈閱表》，做好編號。
l 分送。根據公文內容、要求和工作需要，確定公文的分送範圍，將公文與《檔案呈閱表》一併交由公司領導批示。
l 承辦。按照公司領導的最終批示，將公文及時送達承辦部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文還需明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應及時辦理，有辦理時限要求的應在規定時限內辦理完畢。
l 催辦和答覆。收文部門要及時瞭解公文辦理進展情況，督促承辦部門按期處理完畢，緊急公文可由專人負責催辦。對公文的辦理結果，收文部門應及時答覆來文單位。
l 存檔。收文流轉結束後，由行政部歸檔，以確保文件的完整。
l 任何部門和個人收到公文，應及時送行政部按規定程式辦理。
2、發文處理
發文處理程式包括：擬稿、填寫《公文稿紙》（附件5）、按照《發文流程》（附件6）分別由承辦部門負責人稽核、分管領導會籤、總經理批示、行政部人員編寫文號、用印、分發、存檔等。
l 擬稿，按照職能分工原則，由主要承辦部門負責，涉及到兩個或兩個以上部門的，由主辦部門和協辦部門商議草擬。
l 分送：擬稿人草擬好公文，並填寫《公文稿紙》，首先交由部門負責人稽核簽字；之後交由分管領導會籤；最後報總經理批示。
l 修改：如公文在稽核、會簽過程中，需要做重大修改，應註明具體修改意見，並交由承辦部門重新進行公文的流轉稽核程式。
l 公司所有公文統一由行政部進行編號、用印、分發和存檔，有領導指示的，還應附批覆件。
七、會籤許可權
1。以部門名義行文的公文，由各部門負責人簽發；
2。以公司名義行文的公文，由分管副總經理簽發；
3。涉及全域性性的重要公文，需由總經理批示簽發。
八、保密規定
1。未經領導簽發的公文不得分發；
2。已簽發的保密檔案應由專職人員統一收發、歸檔和銷燬，內容不得洩漏和外傳。
3。已歸檔的公文，如需查閱，應按照公司檔案管理規定進行借閱。
九、附則
1。本制度細則由辦公室負責解釋。
2。本制度自下發之日起開始執行。
十、附件
1。 公文樣本
2。 檔案呈閱表
3。 收文流程
4。 公文稿紙
5。 發文流程
企業管理百寶箱
全站內容電子版
獲取企業管理百寶箱+全站內容電子版，請點選下方“瞭解更多”或新增主頁聯絡方式
