檔案工作實現數字化轉型升級

本文轉自：福建日報

福州公安地鐵分局：

檔案工作實現數字化轉型升級

本報訊 （梁仁昌 陳宇航） 福州市公安局地鐵分局以全市公安數字檔案室建設（試點）為契機，堅持問題導向，推進檔案數字管理，不久前獲評成為首批“福建省示範數字檔案室”之一。

“為推進數字檔案室建設，我們組建了由分管領導、檔案部門負責人、各部門兼職檔案人員組成的工作小組，落實檔案工作責任制，形成一級抓一級、層層抓落實的檔案管理網路。”地鐵分局副局長耿玫介紹。

研發智慧化檔案庫房管理系統、完善檔案系統功能模組是地鐵分局加強檔案數字管理的重要舉措。著眼檔案工作“標準化、數字化、智慧化”目標，該局制定了以庫房環境智慧監控為階段目標、以數字檔案室為發展建設方向的“兩步走”實施方案，實現了庫房環境、安防、消防、門禁等6大類9小項指標資料全時段、多維化監測，及時消除火災等隱患苗頭。該局所採用的室藏文書檔案數字化加工和數字副本光學字元識別等先進做法，做到了審批、出庫、前處理、掃描、掛接、裝訂、驗收、入庫等全流程、各環節管理臺賬，有效避免了檔案破損丟失及無處查詢，突破了電子檔案、紙質檔案一體化管理難題。

在做好每一件檔案電子化的基礎上，地鐵分局還對以往的歷史紙質檔案逐一重新整理、掃描、處理，上傳儲存於檔案管理系統，實現歷史紙質檔案網上保管、全文查詢。據統計，地鐵分局現已搭建完成全覆蓋的檔案目錄資料庫、全文資料庫，現有資料目錄3000餘條、載入電子檔案1。5萬頁，庫藏檔案數字化率達100%。

檔案電子化管理還成為地鐵分局資料應用的“源頭活水”。依託開放共享、資料融通的檔案系統，配套建立資料分級、授權分類制度，地鐵分局檔案部門職能從“管檔案”向“管資料”拓展，把“檔案室”延伸到“辦公桌”，所有儲存的檔案都可以隨時檢索查詢、調取複用。“以往查閱檔案不僅要來回跑檔案室翻閱紙質材料，而且只能透過檔案標題檢索。現在足不出戶就能透過網路系統快速查詢檔案，還支援全文檢索，只要一個關鍵詞就能搜尋到全域的關聯檔案，工作效率提升了近3倍。”民警陳偉對此深有感觸。

“檔案工作面臨轉型升級的新任務、新挑戰，我們將應勢而動、順勢而為、乘勢而上，以數字化賦能檔案現代化，用更高的檔案建設標準、更好的檔案儲存質量，為公安事業發展作出新的更大貢獻。”地鐵分局局長俞峰說。