OA辦公系統革新的新生力量：知識管理

想了解更多精彩內容，快來關注oa辦公系統沃訊

點選上面的頭像聯絡我們

瞭解更多詳情

近年來，國內

OA辦公系統

的革新令人矚目，其中

OA

辦公

系統

的管理核心正在由單純的事務處理逐步升級到融合知識管理的協同辦公，作為是新一代的OA品牌，沃訊

OA

辦公

系統

將為知識管理提供軟環境，成為實現知識管理的最佳價效比的協同工作平臺之一。

在傳統

OA

辦公

系統

中，企業的所有應用都是圍繞著具體的事務來進行的，而

OA

辦公

系統

的目的也在於幫助企業擺脫部分散工作，在某些程度上提升業務效率，整合內部資源，實現共享協作。傳統

OA

辦公

系統

中的資訊是以單純的文件、或靜態資料等形式存在，資訊的覆蓋面和覆蓋深度十分有限，難以將其凝練成知識，更無法建立很好的知識管理體系。

而新一代

OA

辦公

系統

不僅提供基本的資訊和事務管理平臺，還關注這些資訊和業務過程中所包含的知識，並利用多個管理工具實現對其的提取、轉化、儲存和利用，以支援企業和組織建立健全知識型組織結構。應該說，沃訊

OA

辦公

系統

引入知識管理是辦公自動化領域的一場革命，必將給

OA

辦公

系統

行業帶來更高層面的應用價值。

在我們進一步探討知識管理如何與

OA

辦公

系統

應用相結合的同時，先提出一個問題：什麼是知識管理？

從認識論角度對知識管理的定義，便是“利用組織的無形資產創造價值的藝術。”也就是說，知識首先不同於傳統的資產，它更多的以“無形”的形式存在，例如人的經驗、心得，人所掌握的技能等，而無形的知識卻是無價的，知識管理就是要用科學的方式獲取、組織、分享、更新、創新這些知識，從而在企業組織中成為管理運營的智慧資本，給企業帶來價值。

因而我們說，知識管理是一種全新的經營管理模式，它要求企業將知識視為企業最重要的戰略資源，把最大限度地掌握和利用知識作為提高企業競爭力的關鍵；從實踐的層面上來說，知識管理一方面需要及時獲取存在於企業內外部的各種資訊、資料、文件等，另一方面還需要對與知識相關的活動進行充分的管理和支援，這就需要把知識本身、使用知識的人、傳播知識的活動等各方面的資源協調統一起來。

瞭解知識管理的基本概念後，

OA

辦公

系統

又該如何提供對知識管理的支撐呢？首先，我們來看一下知識管理所包含的基本要素：

1、知識來源：從內容上來分類，知識包括各種技能、專業、事實、能力、法則、規律等；從存在的形態來分類，知識包括顯性知識（各種資料、文件、材料等）和隱性知識（人頭腦中的思維方式、專業知識、掌握的技能技巧等）。

2、儲存知識：知識的儲存包括儲存的場所、儲存的形式、組織的方式等。

3、共享知識：知識的共享從另一個方面來說就是知識的分發、傳播，讓知識的使用者可以最大限度的獲取知識，從而使知識透過共享實現自身價值。

4、利用知識：知識的利用就是要讓知識在獲取的同時，轉化為人員的技能、能力，以及組織的智慧資本。

因此，

OA

辦公

系統

應該為知識管理的這些要素提供管理工具：

1、知識的獲取：除了現成的文件資料外，知識更多的存在於的日常活動的過程中，並不斷的在產生和更新的過程中。因此

OA

辦公

系統

應擴大其對企業管理的涵蓋面，深入企業的運營，同時將知識管理貫穿於企業運作的各個環節，讓企業可以隨時隨地的關注、跟蹤和攫取業務過程中產生的知識，並進行及時的記錄，而不必從頭撰寫文件或單純的以文件的形式展現。例如對一個客戶從獲得資訊到簽單的銷售過程可以很方便的隨時被記錄，簽單結束後便可自動形成知識庫的一部分；另外就是

OA

辦公

系統

也可以進一步擴充套件成為搜尋、整合和組織各種外部資訊的平臺，並將其中的資訊轉化為知識供訪問者共享。

2、知識的整理：知識的原始形態是雜亂無章的，因此需要對各種結構化和非結構化知識的有序管理。這包括提供對各種形式（PPT、EXCEL、WORKD、圖片、掃描）文件的儲存；對各種資料和資訊的轉化；提供可高度定義的知識目錄；提供可細分的，多角度的共享許可權安全設定；提供各種知識展現平臺；提供知識與知識之間的關聯等。

3、知識的分發：完成了知識的獲取和整理後，下一步就需要將這些有價值的知識透過各種手段進行廣泛的傳播。因此一方面，知識可以以各種形式展現，例如內外網站、企業新聞、電子期刊、相關文件等；另一方面還可以透過知識訂閱、交流社群、即時通訊、網路學校、工作流程等進行分發；分發物件可以為某個部門的人員，也可以為整個企業或外部的合作伙伴等。

4、利用知識：完成了知識分發後，下一步的工作就是促進人員有效地對知識進行汲取，並對知識的轉化進行評估和分析。這包括知識的查詢，如提供出色的資訊檢索功能、知識關聯、知識地圖等使企業在業務過程中可以迅速地獲得需要查詢的資訊；學習評估和考核，提供各種學習和測驗工具；知識分析和統計，從各種角度分析知識的結構、內容以及被閱讀的情況，判別知識的價值和人員的趨向等。

5、創新知識：知識被汲取並加以利用後，又會在實踐中產生新的知識。因此知識管理還需要利用建立、溝通、交流等手段讓新的知識顯性化，補充到原有的知識體系中，？？重新進入知識獲取、儲存、共享、利用、創新的新一輪迴圈，以實現知識的不斷更新和積累。這包括在日常工作中隨時和便利的建立知識；新知識能夠迅速進入原有的知識體系；與人力資源管理相結合，對知識積累的考核和激勵；突破組織界限，進行動態的靈活的溝通交流，聯合內外部的知識力量等。

綜上所述，從知識管理的過程來看，它像是一個螺旋形，一方面，知識從獲得、整理、分享、更新、利用、創新，再到獲得，這是一個不斷迴圈往復的過程；另一方面，知識透過這樣的迴圈，知識本身得到不斷的積累，知識量不斷擴大，從而對組織產生越來越強的影響力。而從知識管理的平臺來看，新一代的沃訊

OA

辦公

系統

將拓展和深化其應用，圍繞知識管理的全過程，提供內容管理、知識檢索、知識推送、知識建立、知識激勵、知識分析等一系列的工具，同時將知識管理從狹隘的文件管理擴充套件到企業的整個業務管理和運作環節中，並與其緊密的融合在一起，從而讓知識管理有效的幫助每個企業和組織快速提升管理能力！