怎樣用 1 分鐘簡潔、準確、生動地表達

今天分享的書籍是《如何把話說清楚》（日）齋藤孝著

職場上我們都知道應該“說清楚”，但是怎樣才算是清晰的表達？怎樣在每天的生活中就訓練自己說清楚的能力？在不同場景下，應該用什麼相應的方式去說清楚？

“說清楚”必須掌握三種核心能力

所謂說明力是由以下三個要素組成：

① 時間感知力：

你可以分別以五秒、十五秒、一分鐘為限進行說明陳述，每週練習一次。大約五次之後，能對既定時間內可以講出多少內容有一個大致感覺了。

想要在既定時間內傳達更多的意思，就必定要精簡掉一些無意義的詞，比如“嗯”“那個”等，這樣一來，說話時就會更加乾脆利落。只是做到這一點，就已經能給人留下擅長說明的印象了。

如果你能把時間感知力鍛鍊得足夠敏銳，就可以主動要求做一分鐘的最後陳述，接著在一分鐘之內，以一段條理清晰、內容豐富的完美表達收尾，給全場留下良好印象。

要想具備這種能力，必須用秒錶看好時間，進行專門訓練。

② 概括力

先概括要點，再具體說明，這樣就能使聽的人對接下來的內容走向有心理準備，從而坦然地放心聆聽。

先直擊本質，明確要點，再以乾脆利落的語句和簡潔的結構，在最短的時間內完成講述，這就是出色的說明。

一件事的核心要點在哪裡？對方最感興趣的部分是什麼？把握好這兩個關鍵點，才是讓說明更易懂的根本所在。

有時，詢問對方的需求，也能幫自己發現事情的本質。

如果將概括力磨鍊到了一定程度，便能做到只用一句話就讓對方恍然大悟。所謂終極的說明，就是用一句話概括事物本質，不足一秒就能巧妙地解釋給對方。

根據對方可以記住的程度進行概括

在提煉要點時，千萬不要既想談談這個，又想說說那個，這會導致整段說明十分混亂，白白浪費大量時間，最終也沒能將要點和主旨傳達給對方。

請記住，為所要說明的事物總結要點時，應該以聽的人能夠記住的程度為限。把握好這一關鍵，你的說明力就能實現超越性的進步。

③ 例舉力

把一個不容易直接說清楚的東西，解釋得讓人大致能懂的說明技術。

當你要講一個對方連聽都沒聽過的東西時，如果從正面解釋，無論再怎麼條分縷析地去說明，都很難讓他聽懂。仍以向西方人解釋“禪思想”為例。東西方文化背景不同，要讓西方人明白“禪”這種冷靜、頓悟的狀態，難度極高。所以在解釋時，可以舉一些其他的例子，告訴對方“例如……也是一種禪”，就能簡潔快速地令對方大致明白“禪”的意思。

再如美國著名籃球運動員邁克爾·喬丹的教練菲爾·傑克也對禪思想有一定了解。菲爾是以籃球比賽為例來講解的。兩隊相差一分，最後五秒鐘時喬丹接到傳球，倘若投不中，公牛隊就會輸掉比賽。這種情況下普通人都會慌張起來，而喬丹的內心保持著冷靜沉穩，這種素養就是禪的體現，喬丹已經是位禪學高手了。

講到這個程度，聽的人當然還是不懂“禪”的深層含義，卻能透過邁克爾·喬丹的例子明白，那種不管時間如何流逝、依舊冷靜沉穩的狀態就是所謂的“禪”了。進而還會感到，“禪思想”似乎就圍繞在每個人身邊，是能夠被看到的。那麼今後的某天看到類似場景時，他就會突然領悟：“啊！那就是禪！”

如果能夠在大多數人熟悉的事物中為你要說明的東西找到對應，那就把這件對應的東西作為例子講出來，這樣做能瞬間讓對方明白你的意思。

再進一步，如果能用發生在對方身上的事情來舉例，效果會更好。比如告訴對方“你現在這個狀態，其實就是禪的狀態了”，那他就會猛地領悟到其中真意。

例舉能力優秀的人絕不會讓說明太過冗長，而是僅用一個例子就能徹底說清楚一件事。尤其是在說明較為抽象、很難概括的複雜事物時，與其花費大量精力細緻入微地解釋，不如用同等精力找一個好例子，這樣更省時間，也更容易獲得對方的理解與認同。

舉例子時，最能發揮作用的就是實物了。

糟糕說明的代表，就是超厚的商品說明書。資訊量巨大，卻讓人搞不清楚關鍵點在哪兒，也就怪不得使用者想把說明書扔到一邊了。

說明書根本不需要厚厚一本。只要在使用者想知道眼下的狀況該如何處理時，能夠指引他去解決問題，那就是完美的說明。

人們遇到的具體問題不同，想要獲取的資訊也各不相同。最近我發現，很多商品說明書上都增加了“常見問題與解決方法”“問題分類索引”等內容，這樣一來，使用者就能根據自己的情況，簡單地查詢到想知道的資訊了。

提煉資訊時要以能夠直擊對方想要了解的“要害”為目標，這一點非常重要。

“把話說清楚”的基本套路

一段優秀說明的基本結構

下面推薦一種說明時常用的基本結構，大家可以用這個框架，構建自己的內容。

“關於……這件事，用一句話來概括就是……”

（用一句話概括事物本質，形式類似宣傳語。）

↓

“具體來說……”

（詳細列出要點，最多三條。注意按照重要程度或聽的人的關注度來安排順序。）

↓

“比如……”

（舉例，用案例或個人經驗進行補充說明。）

↓

“總之……”

（用盡量簡短的句子，對以上所有內容進行總結。）

最開始使用這個框架做說明練習時，一定要對說明的長度心中有數。要習慣使用秒錶，時常檢查自己的一段說明究竟花費了多少時間。我建議先將時間控制在一分鐘之內，因為這是最為簡練、最能讓聽的人覺得“總結得真到位”的說明長度。超過一分鐘，就開始顯得有些冗長了。

當然，沒有人可以用一分鐘時間把任何問題都說清楚。但從一分鐘做起，可以幫助我們練好基本功，抓住要領，總結得簡潔精練，說明得乾脆利落。

掌握了這個基本框架後，你再向別人說明事情時就會下意識地以“用一句話概括這件事，就是……”來開場。只要一聽到這第一句話，對方就能立即明白“這是個說明力很強的人”。

選出關鍵詞，並用概括法串聯起來

如果想要快速、準確地進行概括，一個十分高效的方法就是使用三色記號筆，把書本或資料中需要概括的部分標記出來。比如：很重要的部分用紅色，比較重要的部分用藍色，並不重要但特別有趣的內容用綠色。如果遇到比較糾結的內容，無法確定應該使用哪種顏色，那就隨意選一種也沒有關係，因為“做標記”這個行為本身才是最重要的。

標記重點時，除了注意重要段落和語句之外，還要注意數字。數字可以說是說明的好幫手。在進行概括時加入一些具體數字，如下降了百分之幾、增長了幾倍等，能讓說明顯得更具真實性，增強說服力。

推薦一種練習概括力的方法：找一則報紙上的新聞報道，按照本節開頭說的方式用圓珠筆做標記，再從標記好的內容中選出若干個關鍵詞，最後串聯起來做一個一分鐘的說明練習。注意，選擇關鍵詞時一定要選固有名詞、術語或數字。如果一口氣選七八個詞的話，一分鐘陳述時間是完全不夠用的，所以篩選三到五個比較合適。進行串聯時不用考慮得過於複雜，即使是機械化地連綴起來也可以。概括完成後，最好找個對這些內容完全不熟悉的人，對著他陳述一遍，這樣更能幫助我們去記憶一些重要的語句和數字。

熟練掌握這個方法後，不僅可以在短時間內組織好一段內容概括，還可以確保不漏掉重要資訊，讓概括的內容非常有分量。

從對方的情緒出發，思考如何開場

宣傳語的作用就是瞬間將人的興趣吸引過來。如果是一個概括性的句子，就很難有吸引力，聽的人也並不會產生多少興趣。

不同人會有不同的關注點和興趣點。所以，只有不斷琢磨如何打動對方情緒，才能得到那句優秀的宣傳語。

我們應該站在和單純傳達內容所不同的角度去思考問題，用鮮明強烈的表現來創造意外感，以此引發人們的興趣。不能只把關注點聚焦於對內容的概括，而應該更加重視對方的情緒，這樣才能想出讓人心動的宣傳語。

為語言增添一些能夠顛覆定論和成見的衝擊性、仿寫慣用語、製造緊張感、刺激人們不願吃虧的心理……日常生活中充滿各種風格的宣傳語。

總結要點時只說三條

在概括內容時，將要點總結為三條。通常情況下，如果要點多於三條，就很難說清楚，也超出了一般人容易記住的限度。

這種選擇要點的能力可以透過日常的鍛鍊來增強，不論何種題材、何種內容，都能拿來用作總結三大要點的練習素材。讀書時可以默想“作者想要透過這本書表達以下三點……”，工作時可以考慮“產生這一問題的原因有以下三點……”，甚至閱讀廣告的時候也可以試著總結“這一商品的優勢有以下三點……”。總之，要時常鍛鍊自己，看到一段內容就要主動去總結要點，這樣就能幫助我們養成總結三條要點的習慣了。

找出一段內容中最應該說清楚的那部分

在進行說明時，比起將各項內容一一羅列出來，更為有效的辦法是突出內容之間的關聯性，這樣才更容易被理解。

也就是說，在做說明之前心裡先有一個整體結構。進行說明時，讓聽的人明白目前的講解內容處於整體之中的哪個位置。這才算是易懂的說明。

此刻正在講述的內容處在整體之中的哪個位置？這個整體的構造又是怎樣的？只有讓聽的人掌握到這兩點，才算得上優秀的說明。

用目錄思維提煉要點

一本真正的好書，就應該做到讓人不必讀完全文，僅透過目錄就可以掌握內容。

一位朋友對我說：“其實有一個能在非常短的時間內汲取知識的好辦法喲。”他是全年級的優秀生，因為很聰明，所以在學校裡知名度很高。他對我說，法律這門學科是以體系為前提來建立的，在解答考試題時，倘若對某個問題屬於哪一體系中的哪一部分出現了判斷性失誤，那麼就算寫再多也拿不到分數。

也就是說，如果想要簡單快速地拿分，就應該先理解法律這門學科的整體構造，梳理體系，這樣才更高效。

他還告訴了我具體的操作方法。首先，將教科書的目錄影印下來。要找一張大紙，影印時空出足夠多的餘白。然後，在空白部分簡單寫下目錄中小標題裡所涉及的事例、判例，逐漸添磚加瓦。最後，將添加了細節的這份目錄全部背誦下來。

可以說，目錄是宏觀的骨骼，是基本的框架結構，所以要在目錄頁上將各部分的構成要素寫下來。做這些能夠幫助我整理思路，並進一步明確一本書的整體構造和各個部分之間的關聯。

作者按照他推薦的這種方法嘗試了一下，結果用極短的學習時間，就把所有教科書的內容都攻克了下來。後來又把這種方法用在學習教育學知識上，其效果徹底震撼了作者。

善用比較法，瞬間就能把事說清楚

使用比較的方式進行說明，是一種十分方便人理解的說明技術。

選定一個主題，對兩件事物進行比較說明，能夠使人非常直觀地記住二者的異同。想去介紹A，其實不必深入挖掘A的特點，只要搬來B做對比即可。這種對比產生的區別能更快地被理解。

這種方法並不是只能用來比較完全不同的人和物，還可以比較同一事物在不同時間段上的狀態。比如：“十年前是……五年前是……如今則是……”

使用比較法進行說明時，有兩種模式非常有效。

第一種模式是：乍看相似，其實並不相同。第二種模式是：乍看完全不同，其實非常相似。兩種模式相結合，你幾乎能把任何事情都介紹清楚。

把難懂的內容放在後面

把最想讓對方知道的部分放在最開始說，把比較難懂的內容放在後面。不要按照步驟循序漸進地接近正題，要找準亮點，像直升機那樣直奔目的地降落。

開口前先弄清對方的需求

做說明之前，需要試探對方真正想知道的是什麼，以及對方對整件事的理解程度有多高，這樣才能做好說明。

要以察覺的心與對方交流，看他現在處於什麼樣的情況裡，需要知道些什麼資訊，這種能力對做好說明來說是至關重要的。

不明白對方的需求，不僅會解釋得拖拖拉拉，還會沉浸在我已經解釋過了的自我滿足感裡，做了無用功卻不自知。

如何把話說清楚

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為了避免這種情況出現，我建議在每完成一段說明後都停下來，確認對方的理解程度。“到這裡為止的內容，我都說清楚了嗎？”“剛才講的這一部分，還有什麼疑問嗎？”

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