別再讓員工墊資採購再報銷了，否則......

保上保可以累加報銷嗎

員工墊資給公司買辦公用品，報銷後公司再打款給個人，想必對每個打工人來說都是再常見不過的事了吧！但是某公司竟然被稅務稽查要求整改！這到底是怎麼一回事？

企業費用報銷要注意什麼、又如何規避風險呢？快跟著小天一起來看看吧！

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員工墊資採購再找公司報銷

居然被稅局要求整改?

深圳某家創業公司被稅局要求整改了。

原因是，公司採購辦公用品時由個人使用自己的賬戶付款，然後再找公司報銷的做法，在稽查時被認為不合規，要求企業及時進行整改。

仔細看這個檢查案例發現，事情的起因主要是企業未按規定代扣代繳個稅。企業被要求整改有兩個原因：

該公司日常賬務管理混亂，又發生了偷逃個稅的事實，稽查局進而推斷以後非常可能存在員工找票報銷抵工資逃避個稅的行為。稽查局之所以會對辦公用品的事注意，大致可以推測出，涉及的金額應該不小，頻次也不低，有違常理，畢竟哪家企業也不會頻繁大量的購買辦公用品啊。

相信看到這裡，很多人心裡都一驚：我們公司就是這麼幹的呀？一直覺得沒毛病呀。

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個人墊資再報銷

這3個事項，一定要注意

雖然，只要企業墊資報銷的業務真實存在，合法合規，就不怕被查，但為了規避風險，以下3個事項要注意！

1.個人墊資費用不宜過大

就個人情感上而言，金額大的話，要你先自掏腰包肯定不樂意呀！一是不知道什麼時候才能拿回來，二是如果發票出什麼問題，財務分分鐘不報銷，那豈不是炸了！幾十幾百就算了，過千的話，很多人都希望先從公司領取備用金再支付，或者通知公司直接公戶付款，現在公司也有微信支付、支付寶等支付工具，方便得很。

從公司管理角度看，個人墊支容易出現虛假報銷的問題，很多公司都有限制業務員墊支金額，超額自己掏。

所以，個人墊支金額過大，從邏輯上就已經說不通了！多少才算“大”呢？參考現金管理條例的說法，1000以上。

2.對外採購墊資的人員不宜太多

正常情況下，一個公司負責採購的人員就那麼幾個，如果大家都墊資報銷，就有發票抵薪的嫌疑。稅務局可能就會稽查公司這些藏匿在發票後邊的工資或福利費、要求補繳個稅。

3.墊資的費用要及時報銷

企業如果經常報銷前期的費用，一是不利於內部管理，二是會計資料的失真，三是會讓稅局質疑費用的真實性，是不是找票報銷的？

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費用發票報銷

這5大風險要規避!

不僅個人墊資報銷有風險，差旅費、餐費、福利費等企業的常見費用報銷中也都存在很大風險，財務人員應該步步為營，小心謹慎，5個避坑指南送給你！

1.需不需要代扣代繳個稅?

財務向個人支付款項時，一定要考慮，這筆款需不需要扣繳個稅。

企業報銷的辦公用品、餐費、加油費如果與公司的規模、經營情況不匹配，則很有可能被稽查要求補稅。

比如，江蘇某家公司2019年管理費用大幅上漲，稅務機關順藤摸瓜發現，三張大額辦公費發票實則是支付給員工的福利費，最終被要求補繳個稅3萬元、罰款1。5萬元。

個人在企業報銷屬於自己的費用，具有福利性質，本質上還是取得與受僱有關的所得，應該按照工資薪金繳納個稅。

《稅收徵收管理法》第六十九條規定，扣繳義務人應扣未扣，由稅務機關對扣繳義務人處應扣未扣款百分之五十以上三倍以下的罰款。

對於發票抵薪，財務不僅不能出這樣的餿主意，還應該及時告知相關人員這樣做的後果，幫助公司降低風險！

2.增值稅能否抵扣?

拿到費用的報銷單，財務人員應該考慮增值稅能不能抵扣。進項稅的抵扣必須同時滿足2個條件：

◆取得合法有效的抵扣憑證

◆沒有用於免稅專案、集體福利等不能抵扣進項稅的專案

比如，同樣都是機票，進項稅能不能抵扣？這就要看機票型別和報銷物件。

3.企業所得稅能否扣除?

《企業所得稅稅前扣除憑證管理辦法》規定可稅前扣除的合法憑證，不僅限於常用的發票，還有財政票據、完稅憑證、收款憑證、分割單等。

有一些費用雖然按照會計相關管理規定可予以報銷，但所得稅上不能稅前扣除，應該主動做調增。

例如，鐵路電子客票丟失後，企業所得稅存在不能扣除的風險。

4.是否存在會計和稅法的差異

很多人把會計處理和稅法混為一談，最典型的一個例子是，稅法上規定500萬元以下固定資產可以一次性稅前扣除，很多人在會計處理上就一次性提折舊計入費用，固定資產的淨值也變成了0。

這種做法是錯誤的，會導致會計資訊的失真。對於會計和稅法的差異，應該透過“遞延所得稅資產” “遞延所得稅負債”等科目入賬。

5.公款私用、惡意報銷的風險

個人消費在公司報銷、或者串通第三方故意抬高價格來惡意報銷、公款私用，對於國企、私企都是危害特別大的一種情形。

企業可以透過以下幾種方法來規避這一風險：

①制定預算，以預算制度來約束費用的報銷；

②報銷費用不能僅依據發票，同時還要有大額採購申請、驗收單、合同、入庫單等原始單據；

③應該索取發票清單；

④設定專人採購、專人稽核、定期採購；

⑤採用公戶支付，可以使用支付寶、微信等便捷支付的方法。

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附:華為費用報銷流程

首先，由主管領導對下屬費用報銷的真實性和合理性把關。

華為的會計人員一般不對費用發票做實質性稽核，不稽核有幾個原因：第一，費用的真實性應由報銷人員的主管領導把關，因為他們才真正知情；第二，費用稽核工作量很大，成本效益上不划算。

譬如，公司全年120萬筆費用報銷，每一單稽核需要3分鐘的話，總計耗時需360萬分鍾。這360萬分鐘的費用稽核需要多少人工去完成呢？

有人擔心，有人虛假報銷怎麼辦呢？除了前端主管領導的把關，華為在後端透過審計抽查對此予以監督。審計抽查是一種事後監控模式，如果抽查發現有問題，弄虛作假者會受到較重的處罰。

其次，限定領導電子審批的時間。

為了保證費用報銷審批的及時性，華為規定了電子審批的時限。自電子流流轉到審批人之日起超過一定時間沒有審批的，系統將自動跳轉到下個環節，預設本環節審批人已經同意。當然，預設審批通過出了問題的，仍需由該審批人承擔。另外，公司會定期提取審批時效記錄予以通報，超時審批會給予批評。

第三，限定員工費用報銷的時限。

華為員工費用報銷原則上要在費用發生後三個月內進行。如超過三個月，但未超過六個月，需說明未及時報銷的原因申請特批。超過六個月的，不能報銷。

第四，丟失發票只報銷費用的50%。

如果員工不小心將發票弄丟了，只要能證明費用真實發生了，也可報銷。但報銷時需要寫詳細的情況說明。審批通過後可報銷費用的一半。

為什麼只報銷一半呢？一方面，發票丟失了，所報銷的費用不能在所得稅前扣除，這意味著公司要承擔25%的所得稅損失，這部分損失是員工造成的，理應由員工負擔。另外的25%帶有處罰性質，可視作對個人粗心大意弄丟發票的懲處。

*華為內審對員工費用報銷的監督

華為給每個員工都建立了費用報銷誠信檔案，每個員工都有誠信分值。這個分值會決定個人費用報銷被審計抽查的機率。

員工剛入職時初始分為80分，B等。

以後每報銷一筆費用，沒有出現差錯的話，就可以加1分，最高可累加到120分。

誠信分數為80-90分，內審的抽查比例是20%；90分以上，抽查比例是10%；100分以上，抽查比例是5%。

分數在80分以下，所有的費用報銷都需要檢查。

另外，分數低於70的，每筆費用報銷財務都要事先稽核，這將導致費用報銷時限拉長，對報銷人不利。

華為審計對費用報銷的抽查非常較真，即便對任正非本人也不例外。

很多人可能在朋友圈看到過這樣一張照片，任總自己拖著拉桿箱排隊等計程車。華為的創始人難道出行沒有下屬陪同嗎？華為的差旅費報銷制度規定，只有病員出差才允許有人陪同，領匯出差時陪同人員的機票不能在公司報銷，需由領導個人負擔。

年末，內部審計要對董事會成員進行廉潔審計。

某次審計時抽查發現任總有次出差報銷了洗衣費，華為的差旅費報銷制度不允許報銷洗衣費，這屬於不當報銷。審計將此寫到了審計報告中，任總為此做了自我批評，並將不當報銷金額退還給了公司。

*華為內審對領導審批的監督

前面提到，華為員工的費用報銷一般情況下會計不會一一稽核，主要由主管領導把關。如果主管領導把關不嚴怎麼辦？華為某位領導對下屬的費用報銷未能認真履責，導致很多不當費用報銷，審計抽查時發現了這一情況。華為是怎麼處理呢？

要求這位領導承擔連帶賠償責任，如不當報銷費用的員工已離職，由審批人賠付不當報銷金額。

停止這位領導費用報銷權籤權力三年。